GTD - Parte 2

Vamos à segunda parte da nossa série sobre GTD. Hoje vamos ver o segundo e terceiro passo inicial.

ESCLARECER  

A segunda etapa do método GTD é o processamento da caixa de entrada. Esse é o momento em que você vai esclarecer o que significa cada item que você colocou em seu caderninho, em sua caixa de entrada física, ou está na sua caixa de entrada do e-mail.

É importante que você esteja com a mente relaxada, porém em pleno funcionamento, pois você precisará tomar uma decisão para cada item que está em sua caixa de entrada, fazendo para isso algumas perguntas. 

"O que é isto?
Demanda algum tipo de ação?

Se NÃO
- Lixo – Delete, recicle, jogue fora
- Incube – Não demanda ação agora, mas você gostaria de rever isso em outra ocasião, pois pode demandar futuramente
- Arquive – Guarde em seu arquivo de referência

Se SIM
- Faça na hora – Se levar menos de 2 minutos
- Delegue – Se você não for a melhor pessoa para fazer isso (e tiver para quem delegar)
- Adie – Para fazer o mais breve possível"
(Fonte: http://vidaorganizada.com/gtd-passo2-esclarecer/)

Se você tiver feito a captura em um caderninho, você pode marcar ao lado com uma caneta colorida, o que se trata de tarefa, projeto, referência, ou para futuro. Assim ficará mais fácil dividi-lo entre as listas na fase da organização.

ORGANIZAR

É o terceiro passo do GTD, onde você organiza as informações esclarecidas por você em listas. O sistema não se resume a elas, pois sempre estamos mudando, assim como nossos objetivos e planos. Porém no momento vamos focar em distribuir as informações nas listas básicas:

Calendário: Compromissos com data e horário marcado; Eventos com data estimada (revisões, das mais diversas, pagamentos sazonais, etc)

Próximas ações: são nossas tarefas! Você tanto pode deixar todas em uma única lista, como também pode distribuí-las por contexto – casa, computador, rua, telefone, trabalho...

Aguardando resposta: Aquelas ações para as quais você depende de alguém ou de algum acontecimento para ter prosseguimento.  Ter uma lista assim, ajuda você a lembrar de cobrar a pessoa pela tarefa, quando for o caso.

Projetos: Em GTD, projeto é tudo o que precisa de mais de um passo para ser concluído. Tipo, costurar cortinas novas por exemplo, você precisa Ter dinheiro > Comprar > Medir> Costurar. 

A princípio, você precisa somente fazer a lista de projetos que quer realizar. Num segundo momento, você pode definir os projetos prioritários, bem como suas etapas.

Onde aplicar: 

O método GTD não possui uma ferramenta específica para a sua implantação. Porém acho importante que todas essas listas fiquem no mesmo lugar, mesmo que você resolva andar com cópia de uma delas (eu tenho cópia da minha lista de próximas ações na pocket). Deixá-las juntas favorece a fase de revisão (que vamos ver na próxima semana), fazendo com que o sistema funcione.
Você pode usar um caderninho (ou mais) do sistema midori, uma ou mais abas do sistema argolado/discos, coleções do Bullet Journal: Vai do sistema que funcione melhor para você. E isto é muito importante: Que seu sistema esteja à mão e em uma ferramenta que você goste, pois vai ajudar você a obter a continuidade dentro do sistema.

Onde estou aplicando o método no momento:

Como vocês sabem, sou apaixonada por planners pocket (argolados), sabem por quê? Porque eles não pesam na bolsa hahaha

Porém não dá pra ter todo o GTD dentro de uma pocket, pois quando você chega na parte de projetos, acaba escrevendo um pouco mais. Mas eu precisava ter algumas coisas comigo, para o caso de está ociosa e poder consultar minha lista de próximas ações e vê o que poderia realizar dela no momento.  

Outra coisa que acontece comigo, é que para lembretes com hora marcada, preciso da ajuda da tecnologia, senão acabo passando do horário.

Então, tive que mesclar papel e tecnologia  para fazer que meu sistema funcionasse:

Calendário: Uso a visão mensal do Acraft, mas meu calendário funciona mesmo no Google Calendar. Lá posso separar as agendas: pessoal, família, trabalho, como também compartilhar com meu esposo, que usa basicamente o Google Calendar.

Próximas ações e Aguardando resposta: Tenho cópia da primeira na Pocket, mas a principal está no App Tick Tick. O aplicativo permite adicionar lembretes às tarefas, o que é muito bom para pessoas esquecidas como eu.

Projetos: Esses estão no papel, pois gosto de escrever e às vezes desenhar um pouco. No momento estão ocupando meu Moleskine, mas pretendo transferi-los para aquele A5 que encomendei no Ali, sabe Deus quando.

Vamos parar por aqui para que vocês absorvam as informações. Para quem quiser ler mais , deixo os links para o Vida Organizada. 

Segue também a imagem do Workflow do GTD, também do Vida Organizada. Nela você pode visualizar a etapa de organização em resumo. (A imagem pertence também ao Vida Organizada).

http://vidaorganizada.com/gtd-passo2-esclarecer/
http://vidaorganizada.com/gtd-passo3-organizar/