GTD - parte 3

Continuando a série GTD

Refletir

Agora que vocês já organizaram suas ideias, pensamentos, tarefas e desejos nas listas básicas do GTD, para que o sistema realmente funcione é preciso revisá-las regularmente, sendo a revisão semanal a mais importante delas.

Na revisão semanal, você dedica um tempo a revisar o seu sistema, processando os itens não coletados, definindo as prioridades para a semana seguinte, avaliando o andamento (e existência) dos seus projetos.

Atualmente minha revisão semanal obedece as seguintes etapas

• Coleta de papéis e informações
• Processar (esclarecer) as capturas ainda não processadas
• Organizá-las nas listas
• Revisar as listas e vê se já concluí alguma ação, ou se posso tomar uma atitude em relação a elas (Ex: tenho uma lista de atividades para fazer nos feriados. Se a semana seguinte tem algum, vejo o que pode ser feito no dia)
• Revisão do calendário anterior (para ver se ficou algo pendente ou para remarcar) e do calendário da semana seguinte
• Revisão da lista de aguardando resposta – hora de cobrar a alguém?
• Revisão dos projetos: ver se dá para realizar alguma ação ligada aos projetos, se algum deles precisa mudar de rumo, ou simplesmente deixar de existir
• Revisar seus check lists semanais/mensais (ou seu habit tracker). Assinalar o que fez, e colocar entre as tarefas o que for preciso
• Revisar a lista de algum dia/talvez – o mesmo pensamento em relação aos projetos

Junto minha revisão semanal com o planejamento da semana, então meu check list no momento está assim:

1. Decoro ou faço o Layout da semana
2. Reviso o calendário (vejo o que ficou pendente e o que tem para próxima semana)
3. Reviso as listas do GTD – Próximas ações, aguardando resposta, projetos e algum dia talvez
4. Passo as tarefas “datadas” para o planejamento semanal
5. Organizo a lista de tarefas da semana (o que tem que ser feito durante a semana, e o que pretendo fazer. Aqui já coloco as atividades da missão semanal da Fly Lady)
6. Faço inventário da despensa e do freezer
7. Vejo a lista de receitas que quero testar (ainda está pequena), e escolho uma
8. Planejo o cardápio
9. Organizo a lista de compras da semana (baseada no que tenho na despensa e no que quero fazer)

Antes eu colocava as tarefas domésticas que estavam na rotina semanal dentro das tarefas semanais. Fiz isso para solidificar o hábito. Agora que já virou hábito pra mim, nem check list semanal faço mais.

À medida em que você vai fazendo sua revisão semanal, outras ideias vão surgindo. Você pode aproveitar que está com a mão na massa, processá-las e organizá-las de pronto, ou deixar para a revisão, seguinte, aproveitando para amadurecer a ideia.

Engajar

O termo usado na edição anterior do livro era “executar”. Para esta edição, David Allen trocou pelo termo Engajar, pois cada tarefa ganha um significado dentro do seu planejamento. Depois de implementar o GTD, cada tarefa do seu planejamento semanal está ali porque é importante de aconteça naquela semana, bem como é importante para que você possa avançar em seus projetos, pessoais ou de trabalho.

Com a implementação do GTD, você terá uma visão de conjunto de suas tarefas e projetos, o que vai te permitir aproveitar melhor seu tempo e sua energia. Por exemplo, você está na espera médica, com tempo ocioso, ocasião perfeita para dá uma olhada na sua lista de próximas ações e ver o que pode ser feito naquele momento: Responder a um e-mail simples, pesquisar preço de algum produto (isso se você tiver acesso à internet), ou dar um telefonema.

O GTD aumentou em muito minha produtividade diária/semanal, mas principalmente na definição clara de meus objetivos futuros, e na minha visão e missão pessoal. Os cincos passos vão te ajudar a aumentar sua produtividade, e consequentemente sua satisfação pessoal. Porém é importante avançar no método, para o estudo dos níveis. Para isso, recomendo em primeiro lugar ver os textos sobre GTD no Vida Organizada, pelo tempo e pela propriedade que a Thais tem para falar, já que é certificada pelo próprio David Allen.

Quaisquer perguntas deixem aqui nos comentários. Segue alguns links para vocês:

http://vidaorganizada.com/aprenda-gtd-passo-4-refletir/

http://vidaorganizada.com/aprenda-gtd-passo-5-engajar/

http://vidaorganizada.com/aprenda-gtd-entenda-os-niveis-do…/