terça-feira, 24 de janeiro de 2017

GTD - Parte 2

Vamos à segunda parte da nossa série sobre GTD. Hoje vamos ver o segundo e terceiro passo inicial.

ESCLARECER  

A segunda etapa do método GTD é o processamento da caixa de entrada. Esse é o momento em que você vai esclarecer o que significa cada item que você colocou em seu caderninho, em sua caixa de entrada física, ou está na sua caixa de entrada do e-mail.
É importante que você esteja com a mente relaxada, porém em pleno funcionamento, pois você precisará tomar uma decisão para cada item que está em sua caixa de entrada, fazendo para isso algumas perguntas. 

"O que é isto?
Demanda algum tipo de ação?
Se NÃO
- Lixo – Delete, recicle, jogue fora
- Incube – Não demanda ação agora, mas você gostaria de rever isso em outra ocasião, pois pode demandar futuramente
- Arquive – Guarde em seu arquivo de referência
Se SIM
- Faça na hora – Se levar menos de 2 minutos
- Delegue – Se você não for a melhor pessoa para fazer isso (e tiver para quem delegar)
- Adie – Para fazer o mais breve possível"
(Fonte: http://vidaorganizada.com/gtd-passo2-esclarecer/)

Se você tiver feito a captura em um caderninho, você pode marcar ao lado com uma caneta colorida, o que se trata de tarefa, projeto, referência, ou para futuro. Assim ficará mais fácil dividi-lo entre as listas na fase da organização.

ORGANIZAR

É o terceiro passo do GTD, onde você organiza as informações esclarecidas por você em listas. O sistema não se resume a elas, pois sempre estamos mudando, assim como nossos objetivos e planos. Porém no momento vamos focar em distribuir as informações nas listas básicas:

Calendário: Compromissos com data e horário marcado; Eventos com data estimada (revisões, das mais diversas, pagamentos sazonais, etc)

Próximas ações: são nossas tarefas! Você tanto pode deixar todas em uma única lista, como também pode distribuí-las por contexto – casa, computador, rua, telefone, trabalho...

Aguardando resposta: Aquelas ações para as quais você depende de alguém ou de algum acontecimento para ter prosseguimento.  Ter uma lista assim, ajuda você a lembrar de cobrar a pessoa pela tarefa, quando for o caso.

Projetos: Em GTD, projeto é tudo o que precisa de mais de um passo para ser concluído. Tipo, costurar cortinas novas por exemplo, você precisa Ter dinheiro > Comprar > Medir> Costurar. 

A princípio, você precisa somente fazer a lista de projetos que quer realizar. Num segundo momento, você pode definir os projetos prioritários, bem como suas etapas.

Onde aplicar: 

O método GTD não possui uma ferramenta específica para a sua implantação. Porém acho importante que todas essas listas fiquem no mesmo lugar, mesmo que você resolva andar com cópia de uma delas (eu tenho cópia da minha lista de próximas ações na pocket). Deixá-las juntas favorece a fase de revisão (que vamos ver na próxima semana), fazendo com que o sistema funcione.
Você pode usar um caderninho (ou mais) do sistema midori, uma ou mais abas do sistema argolado/discos, coleções do Bullet Journal: Vai do sistema que funcione melhor para você. E isto é muito importante: Que seu sistema esteja à mão e em uma ferramenta que você goste, pois vai ajudar você a obter a continuidade dentro do sistema.

Onde estou aplicando o método no momento:

Como vocês sabem, sou apaixonada por planners pocket (argolados), sabem por quê? Porque eles não pesam na bolsa hahaha

Porém não dá pra ter todo o GTD dentro de uma pocket, pois quando você chega na parte de projetos, acaba escrevendo um pouco mais. Mas eu precisava ter algumas coisas comigo, para o caso de está ociosa e poder consultar minha lista de próximas ações e vê o que poderia realizar dela no momento.  

Outra coisa que acontece comigo, é que para lembretes com hora marcada, preciso da ajuda da tecnologia, senão acabo passando do horário.

Então, tive que mesclar papel e tecnologia  para fazer que meu sistema funcionasse:

Calendário: Uso a visão mensal do Acraft, mas meu calendário funciona mesmo no Google Calendar. Lá posso separar as agendas: pessoal, família, trabalho, como também compartilhar com meu esposo, que usa basicamente o Google Calendar.

Próximas ações e Aguardando resposta: Tenho cópia da primeira na Pocket, mas a principal está no App Tick Tick. O aplicativo permite adicionar lembretes às tarefas, o que é muito bom para pessoas esquecidas como eu.

Projetos: Esses estão no papel, pois gosto de escrever e às vezes desenhar um pouco. No momento estão ocupando meu Moleskine, mas pretendo transferi-los para aquele A5 que encomendei no Ali, sabe Deus quando.

Vamos parar por aqui para que vocês absorvam as informações. Para quem quiser ler mais , deixo os links para o Vida Organizada. 

Segue também a imagem do Workflow do GTD, também do Vida Organizada. Nela você pode visualizar a etapa de organização em resumo. (A imagem pertence também ao Vida Organizada).



segunda-feira, 16 de janeiro de 2017

GTD

Hoje vamos falar um pouco sobre o GTD e como ele vai te ajudar na sua organização pessoal e profissional

O GTD, sigla para o termo Getting Things Done (em português A Arte de Fazer Acontecer), é um método de produtividade pessoal idealizado por David Allen. O livro base do método é “A arte de fazer acontecer”. O Objetivo do método é que você possa conseguir aumentar seu foco nas tarefas, a partir do momento em que você tira do pensamento as preocupações relativas às tarefas futuras. Isso vale não só para as tarefas de trabalho, mas pode (e deve) ser utilizado para outras áreas da sua vida.

Uma ideia que David nos apresenta é que devemos ter a “mente clara como água”. Isto é, você deve ter consciência de que todas as suas tarefas, ideias, preocupações e reflexões, estão em um lugar seguro, onde não serão esquecidos. A partir de então, você terá a mente livre para se dedicar às tarefas e projetos, como também não precisar fazer nada, já que você saberá o que não está fazendo.

Para isso ele propõe cinco passos para começar a colocar em ordem sua vida (os termos em parênteses se referem aos termos da Edição antiga):

- Capturar (Coleta)
- Esclarecer (Processamento)
- Organizar (Organização)
- Refletir (Execução)
- Engajar (Revisão)

Vamos ver o método com mais detalhes ao longo das próximas semanas. Hoje vamos começar com o 1º passo: Capturar

Capturar: é a fase inicial do método. O objetivo aqui é capturar tudo o que chegar até você: e-mails, papéis, correspondências, pendências, ideias (inclusive aquelas que surgem quando você está no banho), To Do, itens a comprar, desejos, sonhos, etc. Pegue um caderninho bonito, ou aquele bloco que você até hoje não teve coragem de usar, e vá anotando tudo o que vem à sua mente. Uma caixa de entrada, que pode até ser feita com papelão e forrada com contact, ou adquirida, que possa servir de caixa de entrada física para papéis soltos. No caso do caderno, o ideal é que seja um caderno/caderneta de fácil manuseio, pois você precisará levá-lo com você sempre. São outras ferramentas de captura, aplicativos de notas, e-mails, mensagens de texto...

As ferramentas de capturas devem está sempre a mão (ao menos uma delas), para o sucesso da implantação do método. Hoje eu não me vejo sem minhas caixas de entrada. Se eu não anotar eu esqueço mesmo!

Hoje em dia eu tenho mais de um ponto de captura, pois nem sempre dá para abrir a bolsa e pegar o caderninho. No momento estou usando:

• Aba de Notas da pocket
• Caderninho A.Craft
• Aplicativo de Notas no celular
• Capturas de tela (Você vê algo importante na net e não tem como anotar o site ou Instagram, tire foto da tela e veja depois)
• Bloco de notas da cozinha

No livro, o David recomenda uma primeira grande captura para quem vai começar o método. Ele também tem uma lista de “gatilhos” para lhe ajudar no processo. Como eu li o livro quando já fazia uso do método, ainda não parei para realizá-la (o David recomenda de algumas horas ou dias para terminá-la). Se você estiver com tempo (de férias por exemplo), pare um dia ou uma tarde para colocar no papel tudo o que passa em sua mente. Sem pressa e sem pressão.
Semana que vem veremos a etapa seguinte. Por hora, escolham um caderninho e vão anotando tudo que vier a sua mente. No próximo post veremos o que fazer com isso.

sexta-feira, 13 de janeiro de 2017

Fly Lady - Pequena introdução

Primeira postagem do ano, vamos conhecer (ou aprofundar) alguns métodos de organização existentes no mercado.  Vou trazer apenas aqueles que uso, pois tenho experiência para falar, mas nada impede que você cite outros nos comentários.

Uso basicamente o Fly Lady , para organização doméstica; e o GTD para organização em geral. Essa semana veremos o Fly Lady:

FLY LADY: É um método de organização doméstica (e da vida, se você considerar que boa parte da nossa vida estamos em casa), que trabalha principalmente com o estabelecimento de rotinas, de criação de bons hábitos e de cuidados pessoais, mas principalmente de auto aceitação. Auto aceitação de que feito é melhor que perfeito, que não devemos buscar o perfeccionismo, e que devemos levar a vida com bom humor. A grande sacada da Fly Lady, é que um pouquinho a cada dia pode transformar sua casa e sua vida. A bagunça não se instalou de um dia para o outro. Ela também não vai sumir da mesma forma não é?

Um dos mandamentos principais do Fly Lady é “FAZER A PIA BRILHAR”. Às vezes o cansaço do fim do dia, nos deixa ao ponto de só querermos dormir. Mas tente deixar sua pia limpa todas as noites, e você vai ver como seu humor matinal vai melhorar

Outros pontos que acho importantes, são as rotina matinal e noturna, bem como a hora semanal de abençoar o lar e as missões semanais: 15 minutos diários, mais 60 minutos de cuidados com a casa no fim de semana (ou outro dia que for melhor pra você), vão fazer milagres na sua vida doméstica.

Para conhecer melhor o método, recomendo estes links:

http://flyrobrasileira.blogspot.com.br/2008/07/incio-do-sistema-fly-lady.html

http://flyrobrasileira.blogspot.com.br/2015/04/introducao-licoes-sistema-flylady.html

http://flyrobrasileira.blogspot.com.br/2008/10/lies-da-flylady-flying-lessons-segunda.html

http://casafly.blogspot.com.br/2015/12/figurinhas-dos-31-babysteps-com-tema-do.html (Esse aqui precisava ser colocado :-D)

O primeiro passo para quem quer entrar no método, é fazer os 31 BABY STEPS (passinhos de bebê). São hábitos/tarefas que vamos fazendo ao longo do primeiro mês no método: um por dia, devagar. Vou confessar que não fiz na época, pois algumas coisas não combinavam com minha rotina. Mas hoje já adaptei ao método à minha rotina e configuração casa/família

Um segundo passo seria a LIMPEZA DETALHADA de cada cômodo (na verdade a Fly Lady usa o termo Zona – que pode englobar mais de um cômodo) – no seu tempo, sem neuras. Só depois da limpeza detalhada, você vai poder começar com as missões semanais. Aproveite a limpeza detalhada para fazer o declutter (destralhar) do cômodo, isto é, se livrar de tudo aquilo que não pertence ao cômodo, ou devolvendo-os para seus respectivos lugares, doando ou jogando no lixo mesmo, conforme for o caso.

As ROTINAS da manhã e noturna estão incluídas nos baby steps, mas se você não vai segui-lo, crie sua rotinas e coloque no seu planner ou no centro de comando. Quando tiver adaptada a elas, nem sempre vai precisar ficar olhando.

As MISSÕES SEMANAIS são pequenas tarefas diárias, de no máximo 15 minutos, que vão te ajudar a manter a limpeza detalhada que você já fez. Você pode acompanhar as missões semanais pelo site (procure por “Espiadinhas da semana”), ou adaptá-las à sua casa.

HOT SPOTS são áreas críticas de um determinado cômodo. Cabe a você olhar para o cômodo e ver o que precisa ser resolvido o mais rápido possível. No momento estou apenas me concentrando neles, ao invés das missões semanais (Pura falta de tempo).

HORA SEMANAL DE ABENÇOAR O LAR: é simplesmente um grupo de tarefas de 15 minutos, que juntas dão outra cara ao nosso lar. Sabe aquela faxina de sábado que só termina à tarde? Esqueça! Com a continuidade no método, você só precisará de uma a duas horas do seu fim de semana para dá um up na sua casa, te proporcionando mais descanso e diversão no fim de semana.

Agora a parte que vocês vão amar: O CONTROL JOURNAL
Por qual motivo? Por que você vai ter mais uma desculpa para comprar um planner. Vamos falar detalhadamente depois, mas só pra vocês saberem o que é, o Control Journal funciona como controle e registro da vida da casa e da família. É o Planner da Casa!!!!

O método tem mais coisas, que não adotei pra mim, por isso acabei não citando. Mas vocês podem conhecer clicando nos links aí em cima. 

Para mim, o método foi fundamental no início da minha vida de casada. Teve dias que o caos se instalou? Teve! Mas hoje em dia sou muito mais tranquila graças a ele e ao GTD.

sexta-feira, 6 de janeiro de 2017

Planejar 2017



Primeira sexta-feira de 2017 hora de começar a pensar o que queremos para nossa vida para esse ano. Lembrem-se que 2017 sozinho não vai te trazer nada: você que tem que fazer o seu ano maravilhoso, apesar das dificuldades.

Semana passada, preenchemos nossa visão mensal. Embora nem todos tenham compromissos para os meses seguintes, temos que ao menos pensar o que precisamos fazer durante o ano, e nos planejarmos para os acontecimentos.

Datas importantes: Alguma data importante já marcada em nossa vida ou na vida dos que estão à nossa volta? Casamento, batizado, formatura, bodas, aniversários (com festa), etc...

Aniversários: Quais os aniversários que vocês vão querer presentear? Hora de colocar naquela parte “este mês”, a despesa extra que terá.

Feriados: Algum feriadão? Dá para programar uma pequena viagem? Fique de olho nas promoções. Se deixar para a última hora, vai pagar mais caro. O mesmo serve para as férias.

Rotina Médica: Programe suas consultas e seus períodos de exames. Lembre-se que a visita ao dentista, deve acontecer ao menos duas vezes no ano.

Outras perguntas importantes que você se deve fazer, para definir seus objetivos, e consequentemente suas ações para o próximo ano:

      1) Ao final de 2017, como e onde quero estar? Com as respostas você pode definir:
·        

  •            Objetivos pessoais;
  • ·         Objetivos profissionais;
  • ·         Objetivos familiares;


2) O que não quero ser/fazer em 2017? (Vamos procurar revisar o ano que passou, e não repetir os mesmos erros ou situações desagradáveis né?)

3) Que hábitos quero ter ao final de 2017?   Aqui você pode criar um tracker mensal para ir avaliando se a atitude proposta está se tornando um hábito em sua vida. Vale para todos os tipos de áreas: Saúde, Família, trabalho.
 
De cada objetivo proposto, você pode transformá-lo num projeto.  Não, projeto não só existe no campo profissional e acadêmico. Qualquer objetivo/meta que você quer alcançar, que necessita de duas ou mais ações, já é um projeto (conceito de Projeto do GTD, vamos ver mais à frente).  Separe uma seção do planner (ou caderno no sistema Midori), para as listas (de objetivo), e depois em cada página, coloque o objetivo e vá listando o que precisa fazer para executá-lo. Uma vez por semana (ou por mês), dê uma olhada pela sua seção de projetos, e veja o que está deixando de lado e merece sua atenção, o que pode impulsionar naquele mês (semana), ou o que não faz mais sentido em está ali.

Aproveito desde já para desejar um Feliz 2017, com muita paz, saúde, harmonia e sucesso para vocês!

Olha isso aqui também...

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